ノード
Varicent Incentivesでは、[ワークフロー]のワークフローには、スイムレーンに加えて一連のノードも含まれています。各ノードは、受け取り人に通知したり、受け取り人にアクションの実行を要求したり、システムがアクションを実行したりするワークフロー内のステップを表します。
注記
ノードを追加および編集できるのは、ドラフト状態にあるワークフロー、または新規作成中のワークフローのみです。ワークフローが開始またはアーカイブされると、ワークフローに変更を加えることはできなくなります。
ノードにはいくつかのタイプがあります。
- 開始ノード
このノードは、ワークフローが作成され、ワークフローの開始が定義されると、デフォルトで追加されます。
- 終了ノード
このノードは、ワークフローが作成され、ワークフローの終点が定義されると、デフォルトで追加されます。
- アラートノード
このノードを使用して、カスタマイズ可能な通知を電子メール、またはWebクライアントに配信されるWebメッセージを介して、ユーザーに送信します。このタイプのノードを使用して、ワークフローが入力またはアクションを先に進める必要がある場合に、特定のユーザーまたはユーザー・グループに通知することができます。
- アクションノード
このノードは、ユーザーが実行するアクションに基づいて、ワークフローが実行するパスを定義します。各アクション・ノードには、プレゼンター・レポートとワークフロー内の異なるルートに関連付けられたアクション・パスが含まれます。たとえば、ユーザーがレポートを承認またはキャンセルするオプションを持っている場合、アクション・ノードはユーザーが選択するオプションに基づいてフォローされる別のワークフロー・パスを定義します。
- プロセスノード
このノードは保存されたスケジューラープロセスを実行します。スケジュールされたプロセスは、スケジューラーが更新された場合にのみ実行されます。デフォルトでは、スケジューラーは1時間ごとに更新されます。スケジューラーのユーザーは、同時にクライアントにログインしてはなりません。
- 条件ノード
このノードは、定義済みの条件に応じて、ユーザーをワークフロー内の異なるパスにルーティングします。
- ノードの自動修正
このノードを使用すると、レポートおよびセールス・ポータルで金額を変更できます。たとえば、受取人がセールス・ポータルのレポートで金額について質問すると、照会管理で新しい値が承認され、セールス・ポータルのユーザーに対してレポートが即座に更新されます。
ワークフローのノードを適切なスイムレーンに作成したら、それらを接続してワークフロープロセスを作成できます。
アラートノードの追加
[en] Alert nodes are used to send customizable notifications to payees by email or through Sales Portal. When sending notifications through external email, the email addresses used are determined by the data in the Payee table in Varicent IncentivesVaricent Incentives. You can use the Alert node to notify specific payees or groups of payees when a workflow requires their input or action to proceed.
[en] When creating notification messages in an Alert node, you can use variables such as the recipient's name, report name, or a link to the report specified in your workflow. Clicking each variable automatically adds it to the email body as part of the message content.
[en] Imagine you're managing a workflow and need to ensure that Regional Managers are alerted when a specific report is ready for their review and input. You can achieve this by adding an 'Alert' node into your workflow. This alert will notify the Regional Managers whenever a report is ready to view and update. To organize this efficiently, you can create a custom swimlane specifically for Regional Managers who must approve the report. Then, you can add an alert node within this swimlane, ensuring that all necessary managers are promptly informed about the report's status. To learn more about creating swimlanes, read: スイムレーンの追加.
[en] From the Workflows module, create a new workflow, or open an existing one.
注記
[en] You cannot edit a workflow that is currently running. Instead, create a duplicate of the active workflow and then make your modifications.
アラート・ノードを追加するスイムレーンの列の上にカーソルを置き、新しい[ノードの作成]をクリックします。
「アラート・ノード」を選択します。
ノードの名前と説明を入力し、[保存]をクリックします。
[メッセージタイプの選択]ドロップダウン・リストから、次のオプションのいずれかを選択します。
メッセージタイプ
説明
内部メッセージ
Webクライアントを介して受け取り人にWebメッセージを送信する場合に選択します。
[en] This ensures that important notifications are viewed by Sales Portal users only.
指定メール
指定した電子メールアドレスにのみメッセージを送信する場合に選択します。
[en] This is useful for direct, targeted communications where the recipient list is predefined.
内部メッセージおよび電子メール通知
[受け取り人]テーブルで指定したWebクライアント、および外部電子メールアドレスを介して[受け取り人]にWebメッセージを送信する場合に、選択します。
[en] It provides the flexibility of reaching payees through multiple channels, maximizing the chances of message receipt and acknowledgment.
[電子メールの件名]フィールドに、メッセージの件名を入力します。
[en] If you are using the Specified Email message type, enter the payee's email address in the To and BCC fields.
注記
[en] Make sure that this email address is already listed as a record in the Payee table.
[本文]フィールドに、メッセージを入力します。
メッセージには、次の変数を挿入することが可能です。
変数
説明
フォーム・イニシエーター
[en] Inserts the name of the individual or payee who initiated the form process.
[en] If John Smith initiated the form, the placeholder %formInitiatorName% would be replaced with "John Smith".
受信者名
メッセージを受信する受け取り人の名前を追加します。
[en] If the message is sent to Jane Doe, the placeholder %recipientName% would be substituted with "Jane Doe".
レポート名
ワークフローによって指定されるプレゼンター・レポートの名前を加える。
[en] If the report is titled "Quarterly Sales Analysis", the placeholder %reportName% will result in "Quarterly Sales Analysis" being displayed in the message.
リンク付きレポート名
[en] This variable is available for messages sent through the Sales Portal inbox or as an internal email notification. This variable not only adds the report's name but also includes a hyperlink to the report on the Sales Portal.
[en] If the report is titled "Market Trends 2023", the placeholder %reportNameWithLink% will provide a clickable link titled "Market Trends 2023" that takes users directly to the report on the Sales Portal.
[en] Note that this variable requires the configuration of the Base URL in Model Settings. Read Webクライアントの基本URLの設定 to learn more.
[完了]をクリックします。
アクション・ノードの追加
Varicent Incentivesでは、アクション・ノードを使用して、[ワークフロー]でのワークフロー特定のステップでユーザーがレポートで実行する操作を定義することができます。
[ワークフロー]で、ワークフローを開きます。
アクション・ノードを追加するスイムレーンの列の上にカーソルを置き、[新しいノードの作成]をクリックします。
「アクション・ノード」を選択します。
ノードの名前と説明を入力し、[保存]をクリックします。
Webユーザーのアクション・パスを定義するには、次の手順を実行します。
[新しいアクションの追加]をクリックします。
新しいアクションの上にカーソルを置き、[編集]アイコンをクリックして、アクション・パスの名前を入力します。
[選択時に送信]チェックボックスを選択して、ワークフローの次のステップにレポートを送信し、Webクライアントでアクションが実行されたときにデータを送信します。
続行しているスイムレーンで定義されているすべての開始済みワークフローがアクション・パスが表示される前にアクション・ノードに到達しなければならない場合は、[すべてに必要]チェックボックスを選択します。
スイムレーンのすべての受け取り人が、ワークフローを続行する前にアクションを実行する必要がある場合は、[全員が送信]チェックボックスを選択します。
このオプションは1つのアクションのみに対して選択でき、[すべてに必要]の選択肢と組み合わせることはできません。
[有効期限]タブで、指定した日付までにアクションが実行されなかった場合にワークフローを先に進めるようにトリガーする有効期限を追加します。
[有効期限タイプ]ドロップダウン・リストから、アクション・ノードが期限切れになる前の有効期限、または期間を選択できます。
アクション・ノードの有効期限の日付、または日数と時間数を設定します。
[有効期限パス]ドロップダウン・リストから、アクション・ノードが期限切れになった場合にワークフローが実行する必要のあるパスを選択します。
[レイアウト制限]タブでは、次のアクションを実行できます。
[表示]列で、Webクライアントで受け取り人に表示しないレイアウト・テーブルの横のチェックボックスをオフにします。
[編集可能]列で、Webクライアントのユーザーが編集できないレイアウト テーブルの横のチェックボックスをオフにします。
重要
レポートで編集可能なフィールドは、プレゼンターのデータ・グリッドで編集可能としてマークされたフィールドのみです。[レイアウト制限]タブで[編集可能]チェックボックスを選択しない場合、プレゼンターの設定にかかわらず、フィールドはワークフローの編集可能な部分としては表示されません。
[作成]をクリックします。
プロセス・ノードの追加
Varicent Incentivesでは、プロセス・ノードを使用して、スケジューラー・モジュールで作成したプロセスをワークフローに追加できます。
[ワークフロー]で、ワークフローを開きます。
プロセス ノードを追加するスイムレーンの列の上にカーソルを置き、[新しいノードの作成]をクリックします。
「プロセス・ノード」を選択します。
ノードの名前と説明を入力し、[保存]をクリックします。
ノードを実行するスケジューラープロセス・フォルダーを選択します。
[作成]をクリックします。
定義されたプロセスの実行中にエラーが発生した場合、ワークフローは停止してエラー状態に入るか、または実行を継続します。結果は、スケジューラーの[エラー時にプロセスを停止] オプションの設定によって異なります。
条件ノードの追加
Varicent Incentivesでは、[条件付き]ノードを使用して、ワークフローの特定のステップで満たす必要のある条件を定義できます。
[条件]ノードには2つの終了パスが必要です。変数として、パラメーター、編集可能な値列、格納された値、日付を使用した条件の設定が可能です。各条件ノードに最大5つの「条件ノード」を作成できます。IF関数をテキスト値とともに使用するには、関連するプレゼンター・レポートでテキスト値、またはテキスト・パラメーターを定義し、[数式のベストプラクティスを強制]オプションを無効にする必要があります。
[ワークフロー]で、ワークフローを開きます。
条件ノードを追加するスイムレーンの列の上にカーソルを置き、新しい[ノードの作成]をクリックします。
「条件ノード」を選択します。
ノードの名前と説明を入力し、[保存]をクリックします。
[条件パスの追加]をクリックします。
[編集]アイコンをクリックし、パスの名前と説明を入力します。
使用可能なパラメーターをウィンドウにドラッグし、条件のための式を作成します。
注記
条件付きノードの作成時に、レポートデータモデル と非レポートデータモデルのテーブルの両方をパラメーターとして使用できます。
[保存]をクリックします。
条件の定義が完了したら、[完了]をクリックします。
自動修正ノードの追加
自動修正ノードにより、レポート内の金額変更の承認および更新プロセスを合理化できます。受け取り人がセールスポータルのレポートで金額について質問すると、数回クリックするだけで照会管理で新しい値が承認され、セールスポータルのユーザーに対してレポートが即座に更新されます。
照会ワークフローに自動修正ノードを追加するには：
注記
自動修正ノードを追加する前に、照会フォームが設定されていることを確認してください。照会フォームの設定については、上記を参照してください。自動修正ノードを設定する際に、照会フォームにトランザクションID、申請金額、調整理由などの情報を入力するよう設定すると便利です。
[en] Read 照会フォームの設定 to learn more.
[en] From the Workflows module, create a new inquiry workflow, or open an existing one.
注記
[en] You cannot edit a workflow that is currently running. Instead, create a duplicate of the active workflow and then make your modifications.
[en] Hover over the column and swimlane where you want to add the node, and then click + New Node.
ノードタイプとして[自動修正ノード]を選択します。
ノードの名前と説明を入力し、[保存]をクリックします。
ノードをマップするソーステーブルを選択します。
[en] This mapping is important for the automatic data adjustment based on requests initiated in Sales Portal.
照会フォームのフィールドをソーステーブルのキー列に一致させます。これにより、更新される記録が特定されます。更新するには、少なくとも1つのフォームフィールドをソース列に一致させます。
[en] This allows the table to be automatically adjusted based on the payee requests in the Sales Portal.
注記
[en] Match at least one form field to a source column for updates.
[保存]をクリックします。
[en] Connect the Auto Adjust node to other nodes, integrating it into the workflow process.
[en] Read Nodes to learn about creating different nodes in the workflow.
[en] From the Reports module, assign the inquiry workflow to the report.
[en] Read 照会ワークフローのレポートへの割り当て to learn more.
[en] From the Reports module, map your table to the inquiry form so that the fields auto-populate in the Sales Portal.
[en] Read 照会へのPresenter Adaptiveテーブルの行のコピーの有効化 to learn more.
[en] A payee can now quickly request changes to the report table after approval. The selected row information from Sales Portal is included in the inquiry form, which the Reports module automatically populates.
[en] The payee can submit a new inquiry form to request adjustments to a field. Their manager receives a notification regarding the submitted inquiry and can take action on it.
ノードの編集
Varicent Incentivesでは、ワークフローのほとんどのノードを[ワークフロー]で編集できます。
ノードの作成後、ノードタイプを変更することはできません。[開始]ノードと[終了]ノードを変更、または削除することはできません。
注記
[en] Editing nodes is only available for workflows that are in draft status or are newly created. Once a workflow is running or is archived, nodes and workflows cannot be edited.
[en] From the Workflows module, create a new workflow or select an existing one.
編集するノードの上にカーソルを置き、[編集]アイコンをクリックします。
[en] Update the fields that you wish to edit in the node wizard, and click Save.
ノードの切り取り、コピー、貼り付け
[ワークフロー]では、ノードを、同じワークフロー内の異なる列に、または異なるワークフロー内の列にコピーして貼り付けることができます。
[ワークフロー]で、ワークフローを開きます。
移動するノードの上にカーソルを置き、省略記号をクリックして[切り取り]または[コピー]を選択します。
または、移動するノードを選択し、フローティング・ツールバーから[切り取り]
または[コピー]
アイコンをクリックします。または、移動したいノードを選択し、キーボードショートカットで [切り取り]Ctrl+X、または[コピー]Ctrl+Cを選択します。
同じワークフロー、または別のワークフローの空の列の上にカーソルを置き、省略記号をクリックして[貼り付け]を選択します。
ノードの接続
ノードを作成したら、それらを接続して、[ワークフロー]でワークフロー・プロセスを定義する必要があります。
[ワークフロー]で、ワークフローを開きます。
開始ノードをプロセスの最初のノードに接続するには、開始ノードをクリックし、矢印を接続先のノードにドラッグします。
または、プロセスの最初のノードを選択し、フローティング・ツールバーのアイコン
をクリックして、そのノードを 開始ノードに自動的に接続します。
矢印をあるノードから別のノードにドラッグすることによって、残りのノードをワークフロー・プロセスに接続します。
複数のアクションパスを持つアクション・ノードごとに、次の手順を実行します。
そのアクション・ノードをクリックし、矢印を接続先のノードの1つにドラッグします。
ノードに接続するアクション・パスを選択し、[保存]をクリックします。
手順(a)と(b)を繰り返して、他のアクション・パスを適切なノードに接続します。
ワークフロー・プロセスの最後のノードを[終了]ノードに接続し、ワークフローを完了します。
最後のノードがワークフローで承認、または却下されるかどうかを指定できます。
または、プロセスの最後のノードを選択し、フローティング・ツールバーのアイコン
をクリックして、そのノードを終了ノードに自動的に接続します。