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ワークフロー

[en] Workflows are made up of steps that push a Presenter adaptive or Presenter structured report from one state into another based on a set of defined rules.

ワークフローを作成したら、それをプレゼンター・レポートと関連付けます。ワークフロー内では、いくつでもノードを追加できます。ビジネスプロセスの論理フローを定義するノード間に、パスが作成されます。

[ワークフロー]で2種類のワークフローを作成できます。

管理者主導ワークフロー

管理者が開始するワークフローでは、Webユーザーはワークフローのサイクルごとに1回だけデータを提出できます。ユーザーがデータを再度送信する必要がある場合は、管理者がワークフローを再起動する必要があります。

このタイプのワークフローは、ユーザーが四半期に1度スコアを提出するMBO自己採点フォームなど、特定の時間に発生するデータ提出に最適です。また、このタイプのワークフローは、ユーザーの提出がマネージャーによって承認されなければ承認されない状況でも使用できます。

ユーザーが開始するワークフロー

ユーザーが開始するワークフローでは、Webユーザーは、ワークフローがアクティブである限り、何回でもデータを送信できます。

このタイプのワークフローは、経費精算レポートのように長期間にわたって頻繁に発生するデータ提出に最適です。

照会ワークフロー

照会ワークフローは、組織全体で照会をルーティングするための固有のルールを定義するために使用できる、特殊なタイプのワークフローです。

デフォルトでは、照会ツリーはユーザーグループに基づいて割り当てられます。ユーザーが問い合わせを行うと、その問い合わせは別のグループに送られます。これは通常、報告関係に基づいています。照会ワークフローでは、条件付きルーティングを使用して照会プロセスをより制御できます。たとえば、照会カテゴリーに応じて、照会を別のグループまたは特定のユーザーに転送できます。

[en] To find out more about Workflows and Inquiries, check out the Managing Workflows and Inquiries in Incentives course on our Varicent Academy.

ワークフローの追加

Varicent Incentivesでは、ビジネス・プロセスを作成する最初のステップは、管理者またはユーザーが開始するワークフローを [ワークフロー] で作成することです。

  1. [ワークフロー]で[ワークフローを作成]をクリックし、次のワークフロータイプ内の1つを選択します。

    タイプ

    説明

    ユーザーが開始するワークフロー

    このワークフローでは、Webユーザーは、ワークフローの各サイクルにつき1回のみデータを提出できます。ユーザーにデータを再度送信させたい場合は、ワークフローを再起動する必要があります。

    管理者主導ワークフロー

    このワークフローでは、Webユーザーは、ワークフローがアクティブである限り、何回でもデータを送信できます。

    照会ワークフロー

    これは、照会のルーティング方法のルールを定義するために使用できる、特殊なタイプのワークフローです。このタイプのワークフローの詳細については、照会ワークフローを参照してください。

  2. ワークフロー名を追加見出しの横にある[編集]アイコンをクリックして、ワークフローの名前と説明を入力します。

  3. [レポートの選択]タブで、次の手順を実行します。

    1. ワークフローに関連付けるプレゼンター・レポートを選択します。

    2. プレゼンター・レポートのデフォルト値をパラメーターに使用するには、[レポートのデフォルト値を使用]チェックボックスはオンのままにします。

    3. パラメーターに別の値を選択または入力するには、[レポートのデフォルト値を使用]チェックボックスをオフにして、次のいずれかの手順を実行します。

      • パラメーターのWebユーザー、またはフォーム・イニシエーターを選択するには、パラメーターの横にあるメニューから[値]を選択し、次のメニューから値を選択します。

      • パラメーターの定数値を指定するには、パラメーターの横にあるメニューから[定数]を選択し、フィールドに定数値を入力します。

  4. ユーザーが開始したワークフローを選択した場合は、[レイアウト制限] タブで、次の手順を実行します。

    1. プレゼンター・レポートに表示したくないレイアウト・テーブルの横にある[表示]チェックボックスをオフにします。

    2. プレゼンター・レポートで編集させたくないレイアウト・テーブルの横にある[編集可能]チェックボックスをオフにします。

  5. [タイプ]タブで、次のいずれかのオプションを選択します。

    タイプ

    説明

    受け取り人を明示的に選択

    フォーム・イニシエーター・スイムレーンの一部である受け取り人の選択が可能です。

    制限に基づいて受け取り人を選択

    フォーム・イニシエーター・スイムレーンの一部である受け取り人を定義するための制限の設定が可能です。

  6. [データ・ソース]タブで、最初の[スイムレーン]を構成する受け取り人、または受け取り人グループを定義するために必要なあらゆる追加のデータ・ソースを追加します。受け取り人パーティションをソースとして、任意のテーブルまたは計算を使用できます。

  7. [制限]タブで、フォーム・イニシエータ・スイムレーンを構成する受け取り人の制限：を定義します。

  8. 制限によって受け取り人を定義していない場合は、[受け取り人]タブで [選択済]列を選択またはクリアして、フォーム・イニシエーター・スイムレーンで受け取り人を追加または削除します。

  9. [作成]をクリックします。

[en] Configuring data update settings for Workflows

[en] You can auto-update or delay data updates for Workflows that use a Presenter Adaptive report.

  1. [en] In Workflows, select an Admin or User-initiated type workflow.

  2. [en] Click the Workflow settings Blue settings icon or Expand panel Screen_Shot_2023-08-10_at_5_21_20_PM.png button.

  3. [en] Select one of the following data update settings:

    • [en] Auto Update: Instantly update the model sources as the workflow progresses.

    • [en] Delay Update: Delay data updates of the workflow to model sources until the workflow has been completed. Both an approve path and reject path are needed to delay data updates.

  4. [en] Close the panel and click Run workflow Screen_Shot_2023-08-10_at_5_51_47_PM.png.

ワークフローの編集

Incentivesでは、既存のワークフローを[ワークフロー]で変更できます。

注記

[en] You cannot edit a workflow that is currently running. Additionally, it is not possible to directly modify an archived workflow. Instead, you will need to duplicate the workflow to make any changes.

  1. [ワークフロー]で、編集するワークフローをクリックします。

  2. [en] Make necessary edits to your workflow:

    • [en] Form initiator: To modify the form initiator, edit the Form Initiator swimlane. Note that changes cannot be made while the workflow is in progress. However, you can still review it using the Workflows wizard.

    • [en] Edit a node: Click on the Edit Edit icon icon within any node to make modifications.

    • [en] Add a node: Click on the Add Add icon circled icon to add a new node to your workflow.

    • [en] Add a Swimlane: If you need to add a swimlane, click the + Add Swimlane option.

    注記

    [en] Although there isn't a separate save option for the workflow, remember to save changes to the specific components or nodes you edit during this process.

ワークフローのコピー

Incentivesでは、[ワークフロー]でワークフローをコピーできます。

ワークフロー・インスタンスを複製すると、ワークフロー・タイプやリンクされたプレゼンター・レポートなどのワークフローの設定と、スイムレーンやノードが重複します。このプロセスは、実行中のワークフローのエラー、保留中のアクション、履歴などのワークフローの状態を重複することはありません。実行中のワークフローは複製できますが、複製されたワークフローは最初にまず停止状態になります。

  1. [ワークフロー]で、コピーするワークフローの行から、コンテキスト・メニュー(...)をクリックします。

  2. [複製]を選択します。

  3. 新しいワークフローの名前を入力します。

  4. [保存]をクリックします。

[en] Renaming a workflow

[en] To rename an existing workflow:

注記

[en] You cannot rename a running workflow.

  1. [en] From the Workflows module, click the More options menu (...) of the workflow you wish to rename.

  2. [en] Click Rename.

  3. [en] Enter the new name of the workflow, and then click Rename to apply changes.

[en] Deleting a workflow

[en] To delete an existing workflow:

注記

[en] You cannot delete a running workflow.

  1. [en] From the Workflows module, click the More options menu (...) of the workflow you wish to delete.

  2. [en] Click Delete.

ワークフローのデフォルト・パラメーターの設定

[en] When configuring your swimlanes, you may require a more dynamic setup. For example, say you have a Sales Manager swimlane where you have two or more Sales Managers overseeing different sales reps. The Sales Manager swimlane would then need to change based on the sales rep that prompts the workflow. You can achieve this by setting payee restrictions, and you can test your configuration by selecting a payee to act as the form initiator. This selection is for testing purposes only. By selecting a payee to act as form initiator, you can preview the payees appearing in subsequent swimlanes based on your selection.

[en] For example, say you have two Sales Managers, Dave Darcy and Kathy Kerry. The sales rep, Peter Posy, reports to Kathy. If you select Peter to act as your form initiator and then preview your Sales Manager swimlane, you will see that Kathy is the Sales Manager alerted in the next step of the workflow.

  1. 既定のパラメーターを設定するワークフローを開きます。

  2. [en] Click the Workflow settings icon Settings Icon.

  3. [en] Click the Swimlanes tab.

  4. [en] Select a payee to act as form initiator.

  5. [en] Click the Edit icon Edit icon on the swimlane where you want to test payee restrictions.

  6. [en] Click Preview.

  7. [en] Review the list of payees that appear based on your selected form initiator.

  8. [en] Click X to close the preview and return to the swimlane configuration dialog.

  9. [en] If the results aren't as expected, adjust your data sources and restrictions as needed. Read スイムレーン.

ワークフローの開始

[en] After creating your workflow, the next step is to run it.

  1. [ワークフロー]で、ワークフローを開きます。

  2. [en] Click the Run workflow icon Run icon.

  3. [en] On the confirmation dialog, click Run.

[en] Stopping a workflow

[en] All workflow types - Inquiry Workflows, Admin-Initiated Workflows, and User-Initiated Workflows can be stopped. Stopping each type of workflow follows a specific process and may impact linked reports or ongoing inquiries.

[en] To stop a workflow:

  1. [en] From the Workflows module, click on an existing running workflow.

  2. [en] From the top navigation menu, click Stop workflow Stop workflow.

  3. [en] If the workflow is an Inquiry workflow, click Archive.

    注記

    [en] When you stop an Inquiry Workflow, it moves into an archived state. You can’t run or edit it anymore but can still make copies. If there are any ongoing inquiries, they will continue until they reach the end node.

    [en] Sometimes, an Inquiry Workflow could be linked to a Presenter Adaptive report, which might be used as a web tab in the Portal Access module to display in the Sales Portal.

    [en] If you stop the Inquiry workflow, the inquiry resets in the Presenter Adaptive report, and the linked report in the Portal Access module will also be cleared.

    [en] To copy an archived workflow, read: ワークフローのコピー.

  4. [en] If the workflow is an Admin-Initiated or User-Initiated workflow, click Stop.

    注記

    [en] All progress will be erased once you stop an Admin-Initiated or User-Initiated workflow.

ワークフロー開始後の受け取り人の追加

[en] You can include payees in the designated swimlanes even after initiating a workflow. For example, the form initiator has a restriction for all payees with the QA role and the workflow has started. When a new QA is added to the payee table, it will meet the requirements, so when Scheduler starts the task, it will add the new QA into the workflow.

[en] Here’s how to add payees after a workflow has started:

  1. [en] From the Workflows module, start a workflow or select a running workflow.

  2. ツールバーでワークフロー受け取り人を[追加]アイコンUser add iconをクリックします。

  3. [en] From the Data Sources tab, add any additional データ・ソース that are required to define the payee or payee group that makes up the first swimlane. Any table or calculation with a payee partition as a source can be used.

  4. [en] From the Restrictions tab, define the 制限： for the payee or payees who make up the form initiator swimlane.

    注記

    [en] If you used restrictions to define payees, you can schedule the addition of workflow payees in the Scheduler module.

  5. [en] If you are not defining payees by restriction, on the Payees tab, select or clear the selected column to add or remove payees from the form initiator swimlane.

  6. [en] Click Save.

ワークフローの整理

[en] Organizing your workflows effectively in Varicent IncentivesVaricent Incentives can enhance your productivity and make managing tasks more efficient. By understanding how to create, move, rename, delete, and navigate your workflows, you can keep everything organized and easy to access.

[en] Creating a workflow folder

[en] You can create and organize your workflows into folders to keep everything tidy and accessible. Here’s how:

[en] To create a workflow folder:

  1. [en] From the Workflows module, click the Add folder Screenshot_2025-07-08_at_9_37_12_AM.png icon.

    [en] A new folder appears in the side panel. You can create a new workflow or move an existing workflow into your folder.

    [en] To learn more about creating a workflow, read: ワークフローの追加.

  2. [en] Click the More options menu (...) of the folder, and select Rename to name your folder.

[en] To create a nested folder/subfolder:

  1. [en] From the Workflows module, click the Add folder Screenshot_2025-07-08_at_9_37_12_AM.png icon, or select an existing folder that you wish to use as a parent folder.

  2. [en] Click the More options menu (...) of the parent folder, and select Add folder .

  3. [en] Click the More options menu (...) of the nested folder, and select Rename to name your subfolder.

[en] If you want to move your workflow folder, read [en] Moving a workflow folder to learn more.

[en] Moving a workflow folder

[en] To organize your workflows, you might need to move folders within the Workflows module. Whether you're rearranging your folder structure or just managing existing files, relocating a workflow folder can clear up your workspace and increase productivity.

[en] You can move a workflow folder in three ways:

  • [en] Move to folder option

    1. [en] From the Workflows module, click the More options menu (...) of the folder that you wish to move, and select Move to folder.

    2. [en] Select the folder from the available list to move your selected folder into.

    3. [en] Click Move.

  • [en] Drag and Drop

    1. [en] From the Workflows module, locate the folder you want to move.

    2. [en] Click and drag the folder to your desired location.

  • [en] Keyboard shortcuts

    1. [en] From the Workflows module, press the Tab key or click the arrows on the folder to navigate until the desired folder is highlighted.

    2. [en] Hold down the Space bar to begin dragging the selected folder.

    3. [en] Use the Arrow keys to navigate to the target folder.

    4. [en] Press the Space bar again to drop the folder in the new location.

[en] Deleting a workflow folder

[en] To keep your workflow tidy and organized, you may find it necessary to delete folders that are no longer needed. Follow these steps to remove a workflow folder:

  1. [en] From the Workflows module, click the More options menu (...) of the folder that you wish to delete, and select Delete.

    注記

    [en] Deleting a folder removes all its workflows and sub-folders, if any. You cannot delete a folder that has a running workflow.

  2. [en] Click Delete.

[en] Moving workflows to a folder

[en] Moving workflows to different folders helps organize your tasks more efficiently. You can move workflows from the Workflows module home page to a specific folder. Read [en] Creating a workflow folder to learn more.

[en] You can move existing workflows in two ways:

  • [en] Moving a single workflow to a folder:

    1. [en] From the Workflows module, click the More options menu (...) of the workflow that you wish to move, and select Move to folder.

    2. [en] Select the folder from the available list where you want to move your selected workflow.

    3. [en] Click Move.

  • [en] Moving multiple workflows to a folder:

    1. [en] From the Workflows module home page, locate the workflows that you wish to move.

    2. [en] Select the check boxes beside each workflow you wish to move.

      [en] Once you have selected one or more workflows, the Move to folder Move_to_folder.png icon appears in the top panel.

    3. [en] Click the Move to folder Move_to_folder.png icon.

    4. [en] Select the folder where you want to move the selected workflows.

    5. [en] Click Move.

[en] Navigating workflows

[en] The Workflows module provides various features to help you effectively manage and organize your workflows. By searching, filtering, sorting, and starring your workflows, you can easily keep track of your projects and tasks.

[en] Searching workflows

[en] To quickly find a specific workflow:

  1. [en] From the Workflows module, click the Search Blue_search_icon.png icon on the top panel.

  2. [en] Enter keywords related to the workflow's name you're searching for. The matching workflow will then appear.

[en] Sorting workflows

[en] Sorting your workflows helps you organize them in a way that makes sense to you. To sort workflows:

  1. [en] From the Workflows module, click the Sort Sort_icon.png dropdown on the top panel.

  2. [en] By default, all workflows are sorted by Name. However, you can choose to sort by various criteria including:

    • [en] Type

    • [en] Reports

    • [en] Total runs

    • [en] Last run date

    • [en] Last action

    • [en] Status

  3. [en] From the Sort dropdown menu, choose either Ascending to organize your categories from the lowest to highest value or Descending to sort them from the highest to lowest value.

[en] Filtering workflows

[en] Filtering can help you quickly find the workflows most relevant to your current needs. To filter workflows:

  1. [en] From the Workflows module, click the Filters dropdown on the top panel.

  2. [en] From the Filters dropdown, click the Type field.

    [en] A checkbox list appears, allowing you to filter workflows by type using the following options:

    • [en] Admin-initiated

    • [en] User-initiated

    • [en] Inquiry

  3. [en] From the Filters dropdown, click the Status field.

    [en] A checkbox list appears, allowing you to filter workflows by status using the following options:

    • [en] Running

    • [en] Stopped

    • [en] Draft

    • [en] Archived

[en] Viewing starred workflows

[en] Starring important workflows helps you quickly identify them for easy access later. To star a workflow:

  1. [en] From the Workflows module, click the Star Star_workflow_icon.png icon next to the workflow that you want to mark as important.

  2. [en] Click the Starred button on the top panel to view all workflows you’ve marked as important.